PENDEKATAN KOMUNIKASI ORGANISASI

A.           Pendekatan Komunikasi Organisasi

1.        Pendekatan Makro

Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi ini organisasi melakukan aktivitas tertentu seperti memproses informasi dari lingkungan, mengadakan identifikasi, melakukan integrasi dan menentukan tujuan organisasi.

a.    Memproses organisasi perlu memproses informasi dari lingkungannya.

Memproses informasi dalam hal ini maksudnya adalah menyesuaikan apa yang terjadi pada lingkungan dengan jalan menntrasfer informasi yang relevan dengan keadaan dalam organisasi, kemudian merumuskan suatu respon yang tepat terhadap “input” informasi tersebut. Informasi ini kemudian digunakan untuk melakukan identifikasi dan penentuan tujuan organisasi.

b.    Identifikasi

Suatu organisasi menggunakan informasi yang telah diproses dari lingkungan untuk mencapai beberapa macam negoisasi, persetujuan dangan relasi-relasi yang potensial dari langganannya. Proses penyusaian diri dinamakan dengan identifikasi.

c.    Integrasi dengan organisasi lain

Tidak ada organisasi bergerak dalam keadaan terisolasi. Setiap organisasi dipengaruhi oleh aktivitas organisasi lain dalam lingkungannya. Organisasi mesti memonitor aktivitasi ini, memuntutkan apa pengaruh aktivitas-aktivitas itu kepadanya. Kadang integrasi dengan sainganterlalu bersifat institusional seperti dalam organisasi perdagangan. Kelompok-kelompok ini mempunyai anggota yang bersifat terbuka hanya kepada orang-orang dalam bidangnya. Mereka melakukan konvensi dan rapat meeenggunakan materi yang memberikan informasi yang relevan bagi kepentingan golongannya.

d.   Penentuaan tujuan

Dari semua organisasi secara makro yang memerlukan komunikasi yang sangat penting adalah menentukan tujuan organisasi. Organisasi seharusnya tidaklah menentukan tujuannya sebelum memperoleh informasi mengenai lingkungan memprosesnya, melakukan identifikasi dengan langganan yang potensil dan melakukan integrasi yang cukup dengan organisasi lain untuk memperjelas tujuannya. Informasi yang berasal dari semua interaksi ini kemudian dapat digunakan untuk menentukan tujuan organisasi.

Suatu tujuan adalah tempat yang di inginkan organisasi sesudah diberikan periode waktu tertentu. Tujuan dari organisasi industri umumnya memproduksi suatu produksi dengan biaya yang minimum dan menjualnya dengan mendapat keuntungan bagi produksi, makin banyak keuntungan dan makin sukses organisasi.

Untuk menentukan tujuan, organisasi mesti mengembangkan informasi kekuatan intenal dan eksternal organisasi. Kekuatan eksternal organisasi mencakup sikap langganan, tersedianya bahan mentah, status pengaturan menurut pemerintah, dan tingkah laku dari saingan. Informasi ini kemudian digunakan untuk merumuskan tujuan yang dapat diharapkan dicapai secara realistik oleh organisasi.

2.        Pendekatam Mikro

Pendekatan ini terutama memfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan subunit pada suatu organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antara anggota kelompok, komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan, komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok, komunikasi untukmenjaga iklim organisasi, komunikasi dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan dan komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja dalam oganisasi.

a.    Orientasi dan latihan.

Kadang-kadang organisasi perlu memberikan orientasi dan latihan untuk melatih orang-orang dalam suatu organissi agar dapat melakukan suatu pekerjaan tertentu. Untuk melakukan aktivitas ini memerlukan komunikasi.Orintasi adalah proses yang terus menerus yang menghendaki komunikasi untuk membawa orang lain melihat apa yang sedang berlangsung dalam suatu organisasi. Tugas memberi orientasi ini dapat dilakukan oleh pimpinan unit-unit organisasi maupun oleh anggota unit lainnya.

b.     Keterlibatan Anggota

Dalam organisasi sangat diperlukan keterlibatan anggota dalam unitnya masing-masing untuk menjaga kelancaran tugas 0rganisasi. Sebab bila suatu unit kerja organisasi macet akan mempengaruhi kepada keseluruhan tugas-tugas organisasi. Untuk mengajak atau mendorong anggota unit organisasi mau bekerja adalah dengan mnggunakan komunikasi dan itu adalah merupakan tugas dari pimpinan unit masing-masing.

c.    Penentuan Iklim Organisasi

Iklim organisasi ditentukan oleh bermacam-macam faktor diantaranya tingkah laku pimpinan, tingkah laku teman sekerja, dan tingkah laku dari organisasi. Tetapi pada umumnya iklim organisasi ditentukan oleh tingkah laku komunikasi dari pimpinan kepada kelompoknya.

d.        Supervisi dan pengarahan

Tugas-tugas dalam organisasi perlu diawasi dikontrol serta diarahkan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Tugas ini dilakukan oleh beberapa orang pimpinan organisasi terhadap orang-orang dibawah hirarkinya. Supervisor bertanggung jawab terhadap orang-orang yang dibawahnya dan membantu orang tersebut agar dapat melakukan  pekerjaan sebaik mungkin. Semua kegiatan supervisi dilakukan dengan menggunakan komunikasi.

e.    Kepuasan Kerja

Ada dua halyang mungkin menyebabkan orang tidak puas dengan pekerjaanya. Hal pertama, apabila orang tersebut tidak mendapatkan informasi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaannya. Yang kedua, apabila hubungan sesama teman sekerja kurang baik. Atau dengan kata-kata lian ketidak puasan kerja ini berhubungan dengan masalah komunikasi.Untuk mengatasi rasa ketidakpuasan kerja dapat dilakukan dengan memberikan informasi yang cukup kepada karyawan sehingga mereka dapat melakukan pekerjaanya dengan baik dan merasa puas dengan hasil yang dilakukannya. Hubungan komunikasi sesama teman yang kurang baik mungkin dapat diatasi dengan jalan mengadakan kesempatan bersilaturrahmi secara rutin diantara sesama anggota organisasi sehinnga satu sama lain dapat saling kenal dengan baik dan senagn bergaul sesamanya.

3.        Pendekatan Individual

Pendekatan individual berpusat kepada tingkah laku komuikasi individual dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada kedua pendekatan yang terdahulu akhirnya diselesaikan oleh komunikasi individual satu sama lainnya. Komunikasi individual ini ada beberapa bentuknya diantaranya berbicara dalam kelompok kerja, mengunjungi dan berinteraksi dalam rapat, menulis dan mengonsep surat, memperdebatkan suatu usulan dan sebagainya.

a.    Berbicara pada kelompok kerja

Kerja kelompok adalah pusat efektifnya kerja organisasi. Oleh karena itu seorang mesti mempunyai keterampilan berkomunikasi dengan orang lainuntuk mendapatkan dan memberikan informasi yang diperlukan dalam melakukan tugas kelompok. Berbicara terhadap kelompok kerja ini dapat dilakukan oleh seorang anggota kelompok, seorang supervisor atau anggota lainnya.

b.    Menghadiri dan berinteraksi dalam rapat-rapat

Rapat adalah satu cara kehidupan organisasi yang umun. Oleh karena itu seorang anggota organisasi harus terampil dalam interaksi rapat-rapat yang mencakup keterampilan, memberikan informasi bila diperlukan, alat membujuk anggota lain untuk menerima usulan dan mengarahkan rapat bila diperlukan.

c.    Menulis

Organisasi banyak memerlukan matei cetak dan tertulis. Materi ini diantaranya didistribusikan dalam organisasi dan untuk luar organisasi. Tiap lembaran dari materi tersebut dilakukan oleh anggota organisasi yang khusus bertugas untuk itu biasa disebut sebagai pegawai tata usaha.

d.   Berdebat untuk suatu usulan

Orang dalam organisasi mesti membuat suatu usulan atau program baru mengenai aktivitas yang akan dilakukan. Agar usulan ini berhasil atau dapat diterima orang perlu keterampilan berkomunikasi untuk meyakinkan akan memebentuk orang lain untuk menerima usulan atau programnya.